在北京办理地下空间备案需要提交以下材料和步骤：
提交使用说明：使用人需提交对使用用途、范围和期限的说明。
提交产权证明：提供产权登记证明或者所有权人共同决定使用普通地下室的证明。
提交规划文件：如果按规划用途使用地下空间，需要提交规划文件。如果规划用途不明确，需要提交城乡规划行政主管部门对使用用途确认的文件。如果改变规划用途，需要提交城乡规划行政主管部门变更规划文件。
提交卫生检测证明：由卫生计生行政主管部门检查合格证明或者具有相应资质的检测机构出具的通风系统和空调系统卫生检测合格证明。
提交消防安全检查证明：如果是依法须经消防安全检查方可投入使用、营业的场所，需要提交公安消防机构出具的消防安全检查合格证明。
提交房屋结构安全鉴定报告：如果进行了结构改造，需要提交房屋安全鉴定机构出具的房屋结构安全鉴定报告。
提交其他文件：根据具体情况，可能还需要提交其他文件。
当您的申请材料齐全后，住房城乡建设行政主管部门应当在15日内进行备案。如果备案情况发生变更，您应当在30日内向住房城乡建设行政主管部门办理变更备案。
请注意，具体所需材料和步骤可能会因地区和政策的不同而略有差异。在办理前，建议您查询相关或咨询当地住房城乡建设行政主管部门获取详细和新的信息。
